POTENZA INVERSIONES S.A.S, persona jurídica de derecho privado, con NIT. 900.618.586-2, con domicilio en la ciudad de Villavicencio (Meta), cuyas oficinas se encuentran ubicadas en la Carrera 38 No 26C-95 Barrio Maizaro Sur, Teléfono (608) 6819060, correo electrónico protecciondedatos@grupodellano.com manifiesta que para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y Decreto Único 1074 de 2015, el presente documento incluye las Políticas de Tratamiento de Datos Personales, por medio de las cuales se da a conocer el proceso de recolección, almacenamiento y uso de sus datos personales, e igualmente la forma y los procedimientos para ejercer sus derechos respecto de los mismos.
Las Políticas de Tratamiento y Protección de Datos Personales contenidas en el presente documento, sin perjuicio de las normas que regulan la materia, serán aplicables por POTENZA INVERSIONES S.A.S, y sus Empresas vinculadas. El propósito principal de esta Política es poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por la Empresa para hacer efectivos esos derechos de los Titulares, y darles a conocer el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa, previa e informada.
En virtud de la(s) relación(es) contractual(es) o de servicio(s) sostenidas, POTENZA INVERSIONES S.A.S, tratará los datos personales de: COLABORADORES; PROVEEDORES y CLIENTES y cualquier otra persona que llegare a tener algún tipo de relación laboral, comercial o contractual con la Empresa, conforme a los principios y deberes definidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas vigentes y complementarias que traten y regulen esta materia.
POTENZA INVERSIONES S.A.S., tiene como premisa que el tratamiento que se haga sobre la información organizada en bases de datos debe realizarse de una manera adecuada, en aras de garantizar a los TITULARES un tratamiento de datos personales que proteja sus derechos fundamentales.
La presente Política tiene como objeto dar la información necesaria y suficiente a los diferentes grupos de interés, así como establecer los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales que son tratados través de los procedimientos de POTENZA INVERSIONES S.A.S, para de esta forma, dar cumplimiento de la ley, políticas y procedimientos de atención de derechos de los titulares, criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que se le dará a los mismo.
Esta política se aplicará a todas las bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de Tratamiento por parte de POTENZA INVERSIONES S.A.S. considerada como responsable. Igualmente, en aquellos casos en que operen como encargada del tratamiento de datos personales.
La política está dirigida para que los titulares de la información personal tengan a su disposición la información necesaria y suficiente sobre los diferentes tratamientos y fines sobre los que serán objeto sus datos, así como los derechos que ellos, como titulares de datos personales, pueden ejercer frente a POTENZA INVERSIONES S.A.S cuando ésta tenga el rol de responsable del tratamiento de sus datos personales.
Esta política es de obligatorio conocimiento y cumplimiento para todas las personas naturales o jurídicas que sean o lleguen a ser responsables de la administración de bases de datos personales de propiedad o administradas por POTENZA INVERSIONES S.A.S y por aquellos colaboradores y contratistas que reciben, atienden y dan respuesta directa o indirectamente a las peticiones (consultas o reclamos) de información relacionadas con la ley de protección de datos personales.
La política de tratamiento establecida en el presente documento, cobijará a los datos personales, información y archivos registrados de Titulares en las Bases de Datos que se recolectan, utilizan, almacenan, custodian, circulan, tratan, transfieren y suprimen, y cualquier otra manera en la que procesamos datos personales de los titulares a los que tengamos acceso por cualquier medio; en virtud de las relaciones labores; comerciales y contractuales sostenidas entre estos y POTENZA INVERSIONES S.A.S.
Con el fin de establecer los cimientos y las bases de las presentes políticas, se consagran los siguientes principios rectores del tratamiento de los datos personales de POTENZA INVERSIONES S.A.S.
De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, POTENZA INVERSIONES S.A.S, realizará operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso, circulación y/o supresión. Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del titular.
Así mismo y en ejecución del objeto social de POTENZA INVERSIONES S.A.S, los datos personales serán tratados de acuerdo con el grupo de interés y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento, como se describe a continuación:
7.1 CLIENTES:
7.2 COLABORADORES Y ASPIRANTES A PROCESOS DE SELECCIÓN:
7.3 PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
Sin perjuicio de los demás derechos contenidos en las normas que regulan la materia, como TITULAR de nuestras bases de datos, le asisten los siguientes derechos:
Cuando POTENZA INVERSIONES S.A.S, actúe como Responsable del Tratamiento deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:
Las consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de POTENZA INVERSIONES S.A.S para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a:
El TITULAR de la información o sus causahabientes, representantes o apoderados, cuando consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de consultas y reclamos ante cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir dato y revocar la autorización, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar Consulta o Reclamo ante POTENZA INVERSIONES S.A.S. cuando actúe como Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El Reclamo o Consulta se debe formular por los medios habilitados que se describen a continuación, dirigido al Responsable del Tratamiento de los datos, ya sea por correo electrónico o por medio físico, que contendrá la identificación del titular de los datos si actúa en nombre propio, o por medio de un tercero debidamente autorizado, la descripción de los hechos que dan lugar a la consulta o el reclamo, la dirección, fecha y firma de la persona interesada y además los documentos que pretenda hacer valer.
11.1 CONSULTAS:
El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
Las consultas dirigidas a POTENZA INVERSIONES S.A.S deberán contener como mínimo la siguiente información:
11.2 RECLAMO:
El periodo de vigencia de las bases de datos se circunscribe al requerido para alcanzar la necesidad con las que se ha registrado, o por el tiempo que legal o contractualmente que dichos datos deban ser conservados.
POTENZA INVERSIONES S.A.S. podrá transferir y transmitir los datos personales a terceros con quienes tenga relación comercial y/o operativa que le provean de para su debida operación, o de conformidad con las funciones establecidas a su cargo en las leyes. En dichos supuestos, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley.
En todo caso, cuando POTENZA INVERSIONES S.A.S. transmita los datos a uno o varios encargados, podrá establecer cláusulas contractuales o celebrar contratos de transmisión de datos personales, documento en el que indicará:
Mediante dicha cláusula o contrato, (según aplique) el Encargado se compromete a dar aplicación a las obligaciones del responsable bajo la política de Tratamiento de la información fijada por este y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables vigentes.
Además de las obligaciones que impongan normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:
POTENZA INVERSIONES S.A.S cuenta con cámaras de videovigilancia que tienen como finalidad dar cumplimiento a las políticas de seguridad física, cumpliendo con los parámetros establecidos en la Guía para la Protección de Datos Personales en Sistemas de Videovigilancia, expedidos por la SIC como autoridad de control.
Las imágenes serán conservadas por un tiempo de acuerdo a la capacidad de almacenamiento de cada disco duro de las sedes de POTENZA INVERSIONES S.A.S. en un promedio de 18 días, con un mínimo de almacenamiento de 7 días y un máximo de 30 días, de acuerdo a la capacidad del disco en la sede. En caso que la imagen respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.
POTENZA INVERSIONES S.A.S realizará procesos de revisión o auditorías en materia de protección de datos personales verificando de manera directa o a través de terceros, que las políticas y procedimientos se han implementado adecuadamente en la Entidad. Con base a los resultados obtenidos, se diseñarán e implementarán los planes de mejoramiento (preventivos, correctivos y de mejora) necesarios.
Por regla general POTENZA INVERSIONES S.A.S. realizará estos procesos de revisión con una periodicidad mínima de un año o de forma extraordinaria ante incidentes graves que afecten a la integridad de las bases de datos personales. Los resultados de la revisión junto con los eventuales planes de mejoramiento serán presentados por el Oficial de Protección de Datos Personales al comité interempresarial de protección de datos CIDAP.
A continuación, se establecen los lineamientos generales aplicados por POTENZA INVERSIONES S.A.S con el fin de cumplir con sus obligaciones en cumplimiento de los principios para la administración de datos personales.
15.1 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Todos los miembros de la compañía, al realizar las actividades propias de su cargo, asumirán las responsabilidades y las obligaciones que se tienen en el manejo adecuado de la información personal, desde su recolección, almacenamiento, uso, circulación y hasta su disposición final.
15.2 USO DE LA INFORMACIÓN
La información de carácter personal contenida en las bases de datos debe ser utilizada y tratada de acuerdo con las finalidades descritas en el numeral 7 de la presente política.
En caso de que algún proceso identifique nuevos usos diferentes a los descritos en la presente política de tratamiento de datos personales, deberá informar al Oficial de Protección de Datos de la Compañía, quien evaluará y gestionará, cuando aplique, su inclusión en la presente política.
Igualmente, se deben tomar en consideración los siguientes supuestos:
a. En caso de que un Proceso diferente de la que recolectó inicialmente el dato personal requiera utilizar los datos personales que se han obtenido, ello se podrá hacer siempre que se trate de un uso previsible por el tipo de servicios que ofrece POTENZA INVERSIONES S.A.S.
y para una finalidad contemplada dentro de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
b. Cada Proceso debe garantizar que en las prácticas de reciclaje de documentos físicos no se divulgue información confidencial ni datos personales. Por lo anterior, no se podrán reciclar hojas de vida, ni títulos académicos, ni certificaciones académicas o laborales, ni resultados de exámenes médicos ni ningún documento que contenga información que permita identificar a una persona.
c. En caso de que un encargado haya facilitado datos personales o bases de datos a algún Proceso para un fin determinado, el Proceso que solicitó los datos personales no debe utilizar dicha información para una finalidad diferente de la relacionada en la Política de Tratamiento de Datos Personales; al finalizar la actividad, es deber del Proceso que solicitó la información, eliminar la base de datos o los datos personales utilizados evitando el riesgo de desactualización de información o casos en los cuales durante ese tiempo un titular haya presentado algún reclamo.
d. Los colaboradores no podrán tomar decisiones que tengan un impacto significativo en la información personal, o que tengan implicaciones legales, con base exclusivamente en la información que arroja el sistema de información, por lo que deberán validar la información a través de otros instrumentos físicos o de manera manual, y, si es necesario, de manera directa por parte del titular del dato, en los casos en que así sea necesario.
e. Únicamente los colaboradores y contratistas autorizados pueden introducir, modificar o anular los datos contenidos en las bases de datos o documentos objeto de protección. Los permisos de acceso de los usuarios son concedidos por la Oficina de Tecnología e Informática, de acuerdo a los perfiles establecidos, los cuales serán previamente definidos por los líderes de los procesos donde se requiera el uso de información personal.
f. Cualquier uso de la información diferente al establecido, será previamente consultado con el Oficial de Privacidad de la Compañía.
15.3 ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN
El almacenamiento de la información digital y física se realiza en medios o ambientes que cuentan con adecuados controles para la protección de los datos. Esto involucra controles de seguridad física e informática, tecnológicos y de tipo ambiental en áreas restringidas, en instalaciones propias y/o centros de cómputo o centros documentales gestionados por la misma Organización.
15.4 DESTRUCCIÓN
La destrucción de medios físicos y electrónicos se realiza a través de mecanismos que no permiten su reconstrucción. Se realiza únicamente en los casos en que no constituya el desconocimiento de norma legal alguna, dejando siempre la respectiva trazabilidad de la acción. La destrucción comprende información contenida en poder de terceros como en instalaciones propias.
La vigencia de las bases de datos de POTENZA INVERSIONES S.A.S estará sujeta a la finalidad para la cual se autorizó su tratamiento por parte de los titulares de la información, así como de las normas especiales que regulen la materia y aquellas normas que establezcan el ejercicio de las funciones legales asignadas a la Organización.
La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir de su firma y complementa las políticas asociadas, con vigencia indefinida.
Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento de datos personales, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través del sitio web: www.potenzainversiones.com
Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en la sede principal de la empresa.
